Większość przedsiębiorców pamięta swoje umowy dopiero wtedy, gdy coś idzie nie tak. Dopóki współpraca układa się dobrze, kontrakt leży w segregatorze i nikt do niego nie zagląda. Sięga się po niego w jednym momencie, gdy kontrahent przestaje płacić, dostarcza wadliwy towar albo nagle kwestionuje ustalenia. I właśnie wtedy okazuje się, czy umowa była narzędziem ochrony, czy tylko formalnością odhaczoną przed rozpoczęciem zlecenia. Ta druga sytuacja zdarza się znacznie częściej, niż przedsiębiorcy przypuszczają.
W sporze liczy się treść umowy, nie tylko intencje stron
Artykuł 65 Kodeksu cywilnego nakazuje badać zgodny zamiar stron i cel umowy, a nie tylko jej dosłowne brzmienie. To jednak słabsze zabezpieczenie, niż się wydaje. Dowodzenie po latach, jaki był zgodny zamiar stron, jest zadaniem trudnym i obarczonym ryzykiem. Gdy treść umowy jest jasna, sąd opiera się na niej. Gdy jest niejasna, zaczyna się spór o interpretację, a w takim sporze przewagę ma ten, kto lepiej przygotował dokument. Praktyka pokazuje, że przedsiębiorca, który liczy w procesie na to, że „przecież umawialiśmy się inaczej”, zwykle przegrywa z literą własnej umowy.
Sytuacja jest dla niego szczególnie trudna wtedy, gdy postanowienia umowy nie są jasne i nie da się ich zrozumieć jednoznacznie przy zastosowaniu wykładni językowej. Orzecznictwo stoi bowiem na stanowisku, że wątpliwości, których nie da się usunąć w drodze wykładni, należy tłumaczyć na niekorzyść strony, która zredagowała umowę. Ryzyko niejasnej redakcji obciąża tego, kto tekst sformułował, i to nie tylko w umowach z konsumentem, ale również w obrocie profesjonalnym. Dla przedsiębiorcy oznacza to praktyczny wniosek: jeżeli to jego firma przygotowuje projekt umowy, każda nieprecyzyjna klauzula może w sporze obrócić się przeciwko niej.
Swoboda umów i jej granice
Każdą umowę w obrocie gospodarczym buduje się na fundamencie swobody kontraktowania. Wyraża ją art. 353¹ Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym strony mogą ułożyć stosunek prawny według własnego uznania. Granicą jest właściwość stosunku, ustawa oraz zasady współżycia społecznego.
Te granice są mniej oczywiste, niż wynikałoby z samej lektury przepisu. Postanowienie skuteczne w jednej umowie potrafi okazać się nieważne w innej, w zależności od układu faktycznego i pozycji stron. Sąd Najwyższy wielokrotnie zajmował się zakresem dopuszczalnych klauzul, zwłaszcza ograniczeń odpowiedzialności i zastrzeżeń gwarancyjnych. Granica między ważnym ograniczeniem odpowiedzialności a niedopuszczalnym jej wyłączeniem bywa cienka. Artykuł 473 Kodeksu cywilnego wprost zakazuje wyłączenia odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną wierzycielowi umyślnie, więc klauzula próbująca to obejść jest nieważna. W obrocie między przedsiębiorcami swoboda jest szersza niż w relacji z konsumentem, ale i ona ma kres. Sąd może podważyć kontrakt, w którym jedna strona wykorzystała dominującą pozycję, by narzucić drugiej rażąco niesprawiedliwe warunki.
Co naprawdę chroni przedsiębiorcę
Wbrew obiegowej opinii o sile umowy nie decyduje liczba stron dokumentu. Decydują postanowienia rozstrzygające trzy kwestie: kiedy zobowiązanie uznaje się za wykonane, co dzieje się w razie jego naruszenia oraz jak strony rozwiążą ewentualny spór.
Fundamentem jest precyzyjne określenie przedmiotu świadczenia, czyli jego parametrów, terminów, miejsca spełnienia i kryteriów odbioru. Dopiero na tle jasno ustalonego standardu można w ogóle mówić o nienależytym wykonaniu zobowiązania w rozumieniu art. 471 Kodeksu cywilnego. Umowy posługujące się ogólnikami w rodzaju „z należytą starannością” czy „w rozsądnym terminie” przerzucają ciężar interpretacji na sąd, a w praktyce na biegłego, którego opinia staje się dowodem o decydującym znaczeniu. Przedsiębiorca traci wtedy kontrolę nad wynikiem sprawy, bo o tym, czy zlecenie wykonano prawidłowo, rozstrzyga nie umowa, lecz ekspert powołany przez sąd.
Kary umowne – najczęściej wadliwie redagowany element
Kary umowne to postanowienia, które przedsiębiorcy redagują najczęściej i zarazem najczęściej błędnie. Artykuł 483 Kodeksu cywilnego dopuszcza zastrzeżenie kary umownej wyłącznie dla zobowiązań niepieniężnych, na przykład za nieterminowe oddanie dzieła czy nieusunięcie wad. Kary umownej nie da się skutecznie zastrzec za opóźnienie w zapłacie pieniędzy. Za nieterminową płatność należą się odsetki, a postanowienie przewidujące w tym miejscu karę umowną jest nieważne.
Tu warto pokazać, jak pozornie rozsądny zapis okazuje się bezwartościowy. Dobrze obrazuje to sprawa na tle umowy o roboty budowlane. Strony zastrzegły, że inwestor zapłaci wykonawcy karę umowną, jeśli wykonawca odstąpi od umowy z powodu okoliczności leżących po stronie inwestora. Inwestor nie zapłacił wynagrodzenia w terminie, wykonawca odstąpił od umowy i naliczył karę. Taki zapis funkcjonuje w wielu umowach budowlanych i wygląda na rozsądne zabezpieczenie. W uchwale składu siedmiu sędziów z 20 listopada 2019 r. (III CZP 3/19) Sąd Najwyższy przesądził jednak, że nie jest dopuszczalne zastrzeżenie kary umownej na wypadek odstąpienia od umowy z powodu niewykonania zobowiązania o charakterze pieniężnym. Skoro obowiązek zapłaty wynagrodzenia jest zobowiązaniem pieniężnym, kara zastrzeżona na wypadek odstąpienia z powodu jego niewykonania jest nieważna. Wykonawca, który liczył na konkretną kwotę kary, w procesie zostaje z niczym, mimo że formalnie miał ją zapisaną w umowie.
Do tego dochodzi instytucja miarkowania kary z art. 484 Kodeksu cywilnego. Nawet bezspornie naliczoną karę sąd może obniżyć, gdy dłużnik wykonał zobowiązanie w znacznej części albo gdy kara jest rażąco wygórowana. Kara umowna nie jest więc kwotą gwarantowaną, lecz punktem wyjścia, który sąd może skorygować.
Klauzule, które rozstrzygają o całej współpracy
O skuteczności umowy decydują nie tylko postanowienia główne, ale też klauzule, które przedsiębiorcy traktują jako „techniczne”. Klauzula salwatoryjna, zastrzeżenie formy dla zmian umowy, postanowienie o właściwości sądu, wybór prawa, klauzula poufności, zakaz konkurencji, klauzula siły wyższej, zasady waloryzacji wynagrodzenia. Każde z tych postanowień dzieli ryzyko między strony. Ich brak nie oznacza, że dane zagadnienie pozostanie nieuregulowane. Oznacza, że uregulują je przepisy dyspozytywne kodeksu, które niemal nigdy nie są idealnie dopasowane do realiów konkretnej transakcji.
Szczególnej uwagi wymaga odstąpienie od umowy. Kodeks rozróżnia odstąpienie ustawowe, regulowane między innymi w art. 491-493 Kodeksu cywilnego, oraz odstąpienie umowne z art. 395 Kodeksu cywilnego. To ostatnie wymaga oznaczenia terminu, w którym strona może z prawa odstąpienia skorzystać. Brak tego terminu powoduje nieważność całego zastrzeżenia. Klauzule odstąpienia należą do najczęściej kwestionowanych w sporach gospodarczych, bo strona, która z nich skorzystała, musi w procesie wykazać, że zrobiła to skutecznie i w terminie. Ciężar dowodu spoczywa na tym, kto z danego uprawnienia korzysta, a jego konsekwencje bywają dla nieprzygotowanej strony bolesne.
Forma, reprezentacja i element zagraniczny
Część przedsiębiorców lekceważy kwestie pozornie formalne, czyli formę umowy, reprezentację stron i podpisy. To błąd, bo właśnie tu rodzą się spory o samo istnienie umowy. Zasadą jest, że niezachowanie zwykłej formy pisemnej nie powoduje nieważności umowy, chyba że ustawa albo same strony zastrzegły rygor nieważności. W obrocie między przedsiębiorcami nie obowiązują nawet ograniczenia dowodowe wynikające z braku formy pisemnej, co ułatwia wykazanie umowy, ale i otwiera pole do sporów o jej rzeczywistą treść. Z tego względu istotne postanowienia warto utrwalać na piśmie nie dlatego, że wymaga tego ustawa, lecz dlatego, że w razie sporu dokument jest najmocniejszym dowodem.
Osobnym źródłem problemów bywa reprezentacja. Zawarcie umowy przez pełnomocnika, który nie był umocowany do działania w imieniu kontrahenta, prowadzi do skutków przewidzianych w art. 103 Kodeksu cywilnego, czyli do tak zwanej bezskuteczności zawieszonej. Ważność takiej umowy zależy wtedy od jej potwierdzenia przez właściwie reprezentowaną stronę. Wadliwe oznaczenie strony z kolei utrudnia późniejszą egzekucję wyroku. W transakcjach z elementem zagranicznym dochodzi pytanie o prawo właściwe i jurysdykcję, regulowane między innymi rozporządzeniami unijnymi. Praktyka pokazuje, że błędy w tym obszarze popełniają nawet doświadczeni przedsiębiorcy, zwykle wychodząc z założenia, że silniejszy ekonomicznie kontrahent i tak narzuci swoje warunki.
Negocjacje – moment, w którym przesądza się wynik przyszłego sporu
Etap negocjacji to chwila największej swobody. Po podpisaniu umowy pozycje są zafiksowane, a każda zmiana wymaga zgody kontrahenta, którą trudno uzyskać, gdy zmiana ma usunąć korzystny dla niego błąd. Dlatego rzetelna analiza projektu umowy obejmuje nie tylko sprawdzenie zgodności z prawem, ale też ocenę ryzyka kontraktowego, czyli wskazanie postanowień, które w realiach danej branży mogą okazać się pułapką.
Klauzula ograniczająca odpowiedzialność do wartości wynagrodzenia, wybór sądu w odległym mieście, automatyczne przedłużenie umowy, rozliczenia oparte na trudno weryfikowalnych wskaźnikach. Takie zapisy na pierwszy rzut oka wyglądają neutralnie, a swój ciężar ujawniają dopiero w sporze. Praktyka pokazuje, że problemy najczęściej rodzą się w dwóch sytuacjach. Pierwsza to umowy, w których strony zostawiły pewne aspekty nieuregulowane w przekonaniu, że nic złego się nie wydarzy. Dotyczy to zwykle zasad odbioru, momentu przejścia ryzyka, rozliczeń przy częściowym wykonaniu czy trybu reklamacyjnego. Na etapie redakcji to kwestia kilku zdań, a w trakcie sporu staje się osią całego procesu. Druga sytuacja to umowy oparte na szablonie nieprzystającym do transakcji.
Dlaczego szablon z internetu bywa kosztowny
Korzystanie z gotowych wzorów albo kopiowanie postanowień z wcześniejszych umów to praktyka zrozumiała, lecz rzadko prowadzi do dobrego rezultatu. Każda relacja gospodarcza ma własną specyfikę. Inaczej konstruuje się umowę wdrożeniową w branży IT, inaczej umowę o roboty budowlane, a jeszcze inaczej kontrakt dystrybucyjny czy umowę franczyzową. Mechaniczne przenoszenie klauzul między tymi typami umów prowadzi do konstrukcji wewnętrznie sprzecznych, w których jedno postanowienie znosi skutki drugiego, a całość zostawia stronę bez realnej ochrony. Klauzula formalnie obecna w dokumencie nie obejmuje wtedy rzeczywistego ryzyka konkretnej współpracy.
W obu typowych sytuacjach problem dałoby się uprzedzić przed podpisaniem umowy, bez sięgania później po narzędzia procesowe. To zasadnicza różnica między kosztem dobrej umowy a kosztem przegranego procesu.
Indywidualna ocena umowy
Sporządzanie umów gospodarczych nie jest dziedziną, w której opłaca się oszczędzać na etapie wstępnym. Dobrze zredagowana umowa rozstrzyga większość potencjalnych sporów, zanim te w ogóle powstaną, a w razie procesu daje przewidywalną pozycję dowodową. Każda sprawa pozostaje jednak indywidualna. Pozornie nieistotny szczegół, jak brzmienie jednej klauzuli albo specyfika branży, potrafi zmienić ocenę prawną całego postanowienia.
W sprawach dotyczących redakcji, opiniowania i negocjowania umów gospodarczych wskazana jest konsultacja z adwokatem, który oceni konkretny stan faktyczny, przeanalizuje proponowane klauzule pod kątem orzecznictwa i dobierze rozwiązania chroniące interes klienta w całym cyklu życia umowy, od podpisania aż po ewentualny spór sądowy. Kancelaria obsługuje przedsiębiorców z Kalisza i okolic, zarówno na etapie tworzenia umów, jak i wtedy, gdy istniejący kontrakt trzeba ocenić pod kątem ryzyka.